FAQ (Frequently Asked Questions) sull’utilizzo di IRIS

https://www.uniupo.it/it/ricerca/risultati-valutazioni/iris%C2%A0-institutional-research-information-system/faq-frequently-asked-questions-sull%E2%80%99utilizzo-di-iris

(a cura del Settore Ricerca -  ultimo aggiornamento: giugno 2022)

Chi può attivare un account su IRIS?

Al momento l’attivazione è prevista solo per docenti di ruolo, ricercatori, iscritti ai corsi di dottorato e assegnisti.

L’attivazione per i docenti a contratto non è prevista: solo in caso di particolari necessità scrivere a ricerca@uniupo.it

Come faccio ad attivare un account su IRIS?

1) Scrivi a ricerca@uniupo.it , specificando il Dipartimento di appartenenza e il tuo codice fiscale.

Se avevi prodotti nella tua pagina docente all’interno del sito docente (loginmiur.cineca.it), questi verranno importati in IRIS in formato provvisorio per permetterti una verifica dei dati; se invece preferisci che siano importati direttamente in stato definitivo, specificalo al momento della richiesta di attivazione dell’account.

2) Compila il modulo raggiungibile al seguente link.

3) Quando l’account sarà attivo, riceverai un messaggio contenente le istruzioni utili per effettuare il primo accesso al portale.

Ho ricevuto le credenziali di accesso ma non riesco ad accedere ad IRIS.
Cosa vedo quando accedo al mio desktop prodotti per la prima volta?

Se avevi prodotti nella tua pagina docente all’interno del sito docente (loginmiur.cineca.it), li ritroverai in IRIS, nel tuo desktop prodotti, sotto forma di schede in formato provvisorio o definitivo a seconda della scelta operata in fase di richiesta di attivazione dell’account; se avrai scelto lo stato provvisorio, potrai verificare la correttezza dei dati, eventualmente integrarle e infine chiudere le schede in stato definitivo. Alla fine di questo processo, la scheda verrà rispedita al sito loginmiur.

n.b. La procedura di import degli allegati prevede in automatico che questi, qualunque sia la policy scelta dall’autore, vengano posti in archivio con policy di accesso “Solo gestori archivio” che prevede che l’allegato sia visibile solo agli amministratori dell’archivio, al responsabile del dato e agli autori interni riconosciuti. Se la tua scelta originaria era diversa, potrai modificarla in questa fase.

Se non avevi prodotti troverai il desktop prodotti vuoto e potrai iniziare l’inserimento dei nuovi prodotti.

Consulta il Manuale utente on-line e il resto della manualistica disponibile qui.

 

Ho effettuato il primo accesso e mi compare una finestra di pop-up relativa all’identificativo ORCID. Di che si tratta?

Il pop-up segnala la necessità di completare la sincronizzazione del codice identificativo ORCID sul tuo profilo IRIS (per maggiori informazioni su ORCID, clicca sui link presenti all’interno del banner).

Per concedere l'autorizzazione e sincronizzare il profilo ORCID con IRIS, è sufficiente cliccare su -> tuo nome (in alto a destra) -> profilo anagrafico -> tab identificativi di servizi esterni -> ORCID clicca qui 

successivamente, nella nuova pagina, cliccare su -> associa il tuo ORCID

successivamente, nella nuova pagina, inserire le proprie credenziali ORCID e cliccare su ->authorize

successivamente, nella nuova pagina, cliccare di nuovo su ->authorize

Al termine dell'operazione, accedendo nuovamente al proprio profilo personale e alla sezione identificativi di servizi esterni, nella sezione ORCID comparirà la scritta:

Autorizzazione concessa ad IRIS: Si

Ho bisogno di assistenza. A chi posso rivolgermi?

In ogni Dipartimento è presente un referente per IRIS che fornisce informazioni e svolge attività di supporto; l’elenco lo trovi nella pagina dei sito di ateneo relativa a IRIS.

Inoltre, all'interno della piattaforma, nella barra blu posta in alto, è presente la manualistica di Aiuto.

Infine, puoi sempre scrivere a ricerca@uniupo.it

Mi sono appena trasferito/a da un altro Ateneo; è possibile trasferire i miei prodotti dall’IRIS che utilizzavo nell’Università di provenienza all’IRIS UPO?

Non direttamente, perché i sistemi IRIS di Ateneo non sono collegati e non si parlano tra loro. È possibile però chiedere l’import dei prodotti presenti sulla tua pagina docente del sito loginmiur (che provenivano dall’IRIS del precedente Ateneo) nell’IRIS UPO.

Le schede vengono importate in formato provvisorio; potrai verificare la correttezza dei dati, eventualmente integrarle e infine chiuderle in stato definitivo. Alla fine di questo processo, la scheda verrà rispedita al sito loginmiur.

Per chiedere l’import scrivi a ricerca@uniupo.it

 

Nella scheda prodotto c’è il campo “sustainable development goals”. Di che si tratta?

Si tratta di un campo obbligatorio necessario per mappare la distribuzione dei 17 goals ONU.

È compilabile digitando "goal"; è inoltre possibile digitare la voce "not applicable".

 

Come faccio a eliminare un prodotto?

Puoi eliminare un prodotto, di cui sei responsabile, solo se in stato provvisorio.

Leggi qui.

Se invece il prodotto è in stato definitivo scrivi al tuo referente o a ricerca@uniupo.it  per farlo riaprire o eliminare direttamente.

La pubblicazione è stata rifiutata del Sito docente loginmiur con segnalazione di anomalia nell’anagrafica. Non mi riconosce come autore, cosa faccio?

È un errore comune che, nella maggior parte dei casi, si risolve controllando che il campo autore sia compilato correttamente (cognome, nome/cognome, n/cognome, n./n. cognome) e separando gli eventuali altri autori con punto e virgola. Nel caso in cui l’errore persista contattare il proprio referente di Dipartimento.

La pubblicazione è stata rifiutata del Sito docente loginmiur con segnalazione di anomalia nell’anagrafica. Manca il mio codice fiscale, cosa faccio?

È un’anomalia di sistema, scrivi a ricerca@uniupo.it , provvederemo a segnalare il problema all’help-desk di Cineca.

Che rapporto c’è tra la mia pagina docente sul sito docente loginmiur e IRIS?

Quando i prodotti arrivano dal catalogo sono identificabili sulla pagina docente con l’icona di un lucchetto e la presenza della frase “Proveniente dal catalogo di ateneo con identificativo xxxx”. I record che provengono dal catalogo sono immodificabili, né si possono caricare o rimuovere eventuali fulltext (allegati).

La visualizzazione dei fulltext non può avvenire tramite Sito docente loginmiur ma solo attraverso il catalogo di Ateneo. La presenza del nome del file testimonia però che il trasferimento è avvenuto con successo. 

L’autore può cancellare dei record sul proprio spazio personale del Sito docente. Questa operazione non comporta nessuna notifica al catalogo IRIS, pertanto potrebbero verificarsi dei casi in cui sul catalogo un prodotto risulta correttamente inviato al Sito docente pur non essendo più presente in esso.

Caricamento del full text o di altri allegati

Il caricamento del file è una indicazione contenuta nella Policy OA dell’UPO, al fine di facilitare le campagne di valutazione ministeriale e migliorare la diffusione dei contenuti scientifici prodotti in Ateneo.

Che tipo di file devo caricare?

È consigliabile caricare la miglior versione possibile del proprio lavoro: una versione referata, se possibile la versione editoriale finale, oppure la versione consentita dalle policy di ciascun editore (puoi verificare la policy dell’editore sul sito di sherpa romeo.

Per maggiori informazioni, scrivi a gruppooa@uniupo.it

I miei file saranno visibili a tutto il pubblico che consulterà IRIS?

Questo dipende dal tipo di policy di accesso che scegli.

Leggi come funziona il caricamento del file fulltext.

Come si carica il fulltext?

Leggi qui 

Nella fase di caricamento del fulltext, si provvede a caricare il file (anche attraverso il sistema di drag&drop), a nominarlo e successivamente, tramite i menu a tendina, a definire i dettagli del file da allegare.

 

Tipologia. Specifica se l’allegato è:

  • un pre print
  • un post print (cioè la versione referata ma senza il layout editoriale),
  • la versione editoriale (cioè la pubblicazione così come compare sul sito dell’editore),
  • oppure se si tratta di un abstract o di altro tipo di allegati (es.: poster)

 

Policy di accesso. Qui vai a definire chi potrà scaricare il tuo file:

  • open access: puoi scegliere questa voce solo se il contratto di pubblicazione che hai sottoscritto con l’editore lo permette (maggiori informazioni qui); in questo caso il file sarà scaricabile da IRIS UPO e utilizzabile secondo le indicazioni che specificherai con “Tipologia di licenza”.
  • embargo: se selezioni questa voce il sistema ti chiederà di indicare una data; prima della data indicata il file non sarà disponibile sul portale pubblico; dopo la data indicata il file comparirà anche sul portale pubblico in open access; questa opzione potrebbe essere richiesta dal tuo editore.
  • utenti riconosciuti: se selezioni questa voce, una volta caricato il file sarà disponibile (scaricabile) solo per chi ha una password IRIS, come te, e per gli amministratori del sistema (Settore Ricerca e Cineca). Non si tratta di una modalità completamente “chiusa”, fai attenzione alle indicazioni del tuo editore.
  • solo gestori archivio: se selezioni questa voce, una volta caricato il file sarà disponibile solo per gli amministratori del sistema (Settore Ricerca UPO e Cineca); questa opzione garantisce di fornire i file necessari per le campagne di valutazione, senza violare gli accordi con gli editori che non concedono l’accesso aperto.

 

Tipologia di licenza. Con questa scelta, stabilisci come il file potrà essere utilizzato:

  • Creative commons: questa licenza è adatta ai file che vengono caricati in open access. Se scegli questa opzione, il sistema ti propone una serie di domande, al termine delle quali ti proporrà la licenza Creative Commons 4.0 corrispondente alle tue esigenze. (Più informazioni sulle licenze Creative Commons le puoi trovare qui)
  • DRM non definito: si usa per i file NON ad accesso aperto, quindi per tutti quegli allegati disponibili solo per i gestori del sistema al momento di operare nelle campagne di valutazione o per tuo uso.
  • Pubblico dominio: è la licenza per le opere con diritto di autore decaduto; tali opere possono essere stampate, copiate, eseguite in pubblico, messe in scena, tradotte, riprodotte, digitalizzate, senza bisogno di ottenere autorizzazioni preventive o pagare indennità.

 

Come scegliere le opzioni corrette

Ulteriori dettagli su quali opzioni scegliere in base alla submission che si sta effettuando sono riportate nella seguente guida: Caricamento file - note sulla scelta delle opzioni 

Per maggiori informazioni, scrivi a gruppooa@uniupo.it

Trasferimento sito docente.

  • Sì: i file caricati verranno trasferiti alla pagina loginMIUR degli autori, nel momento in cui (alla fine della procedura di inserimento della scheda IRIS), si clicca il bottone “re-invia sito docente”. Questa modalità è necessaria per la partecipazione alle campagne di valutazione ministeriali.
  • No: i file non vengono trasferiti alla pagina loginMIUR degli autori.

 

Schermata finale:

qui il sistema ti propone di accettare o meno la “licenza di distribuzione”: l’Ateneo conserverà i dati e i metadati inseriti, renderà disponibili sul sito pubblico i dati solo bibliografici e, se lo hai concesso, anche i file allegati, aggiornando i formati e garantendone la leggibilità.

Per completare la scheda in stato “definitivo”, devi cliccare “concludi”.

Se non accetti le condizioni della licenza di distribuzione, la scheda rimarrà in stato “provvisorio” di bozza.

Per maggiori informazioni, scrivi a gruppooa@uniupo.it

Perché le citazioni in IRIS di Scopus o Wos non sono visibili?

Per visualizzare sulla fascia laterale le citazioni di Scopus e WOS è necessario introdurre nella scheda del prodotto gli identificativi. Se gli indentificativi sono stati inseriti ma compare la sigla “ND”, verificare che siano riportati correttamente. A titolo di esempio:

WOS: WOS:000123456700008 ; Scopus: 2‐s2.0‐12345678910

Perché le citazioni di Scopus e WOS non corrispondono a quelle in IRIS?

Le citazioni delle pubblicazioni sono aggiornate ogni 8 giorni o in seguito alla modifica della scheda del prodotto di ricerca.