Il servizio di posta elettronica di Ateneo è regolato dal Decreto rettorale n. 564 del 20.12.2010
Gli indirizzi di posta elettronica autorizzati, possono utilizzare il servizio di Mailing list, con le seguenti specifiche.
Le mailing list sono indirizzi di posta elettronica collettivi che permettono, con un’unica operazione, l’invio di uno stesso messaggio a gruppi numerosi di persone.
Il loro utilizzo è certamente molto comodo ma è opportuno tenere presente che impegnano in modo significativo le risorse informatiche, in quanto la mole del messaggio deve essere moltiplicata per il numero dei destinatari.
Solo per fornire un’idea di quanto si sta dicendo, si considerino tre tipologie di messaggi inviati a tutti gli studenti e si faccia poi riferimento allo spazio totale occupato ed al tempo impiegato per la lettura dello stesso con un cellulare o smartphone, la modalità che sta diventando preponderante:
| Tipo di messagggio | Tempo di lettura di un singolo messaggio con un cellulare | Spazio occupato dai messaggi generati con l'invio |
| Breve messaggio di testo (qualche riga nel corpo della mail, senza allegati) | Circa 1 secondo | La decima parte di un CD |
| Messaggio con un allegato di medie dimensioni (un file di word di poche pagine, un .pdf non scannerizzato) | Circa 10 secondi | Un intero CD |
| Messaggio con un grosso allegato (un'immagine, la scansione di un documento) | Circa 2 minuti | 5 DVD |
Per questo motivo la dimensione massima dei messaggi è stata limitata a:
- 1 MB per le mailing list del personale
- 100 KB per le mailing list degli studenti
L’impiego delle mailing list inoltre, risulta piuttosto delicato perché potrebbe generare una diffusione capillare di informazioni non controllate ed è perciò soggetto a specifici meccanismi di autorizzazione.
In generale, si prega di seguire alcune regole di “Buona Condotta”:
Limitare al massimo l’invio di allegati, gran parte delle comunicazioni sono pubblicate sul sito dell’organizzazione che le ha prodotte, si può rinviare alla pagina specifica con un link riportando un compendio dell’informazione nel corpo della mail
Non spedire ripetutamente messaggi "a tutti" senza curarsi del fatto che i destinatari siano o meno realmente interessati al messaggio. In generale le liste di distribuzione sono un efficiente strumento di lavoro, ma è necessario usarle con criterio ed evitarne l'abuso.
Nel caso ci si trovasse in disaccordo con una persona, meglio proseguire la discussione attraverso e-mail personali piuttosto che nella lista o gruppo.
Se ci si accorge che un messaggio personale è stato erroneamente recapitato ad una lista o gruppo, inviare un messaggio di scuse.
Mantenere aggiornate le mailing list personali per evitare problemi di posta respinta.
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